幹事さん必見！ゴルフコンペは怖くないゾ（①企画編）

春がやってきました～♪　本格的なゴルフシーズンの到来です！

とある会社勤めのAさん。

「よーし！　エンジョイゴルフを満喫するぞ～」と意気込んでいたある日、上司からこんな言葉を掛けられます。

「Aくん、今度上得意先の△△商事さんとコンペするから、幹事ヨロシク」

「え～！？　幹事なんかしたことないよ～！！　しかも上得意先とのコンペの幹事なんか、絶対失敗できないよ・・・」

幹事さんのお仕事、大変ですよね。

でも安心してください！！　何事も「準備が8割」です。しっかりとした企画と準備があれば、コンペは確実に成功して喜んでもらえるハズです。

この記事を読んでいただき、幹事のお仕事を乗り越えてくださいね♪

まずは開催日を決定しましょう

仲の良い友達とのゴルフと違い、仕事関係の人達とのゴルフコンペの場合、開催日には特に気を遣う必要があります。

会社にはまず「決算」があります。

決算月の多い3月、9月は特に避けるべきでしょうし、月末は売り上げを詰めたり請求を出したりと何かと多忙ですので外した方が無難です。

先方の決算スケジュール等は事前に把握しておきましょう。

また、3連休は参加者が集まりにくい傾向がありますので避けます。

家族で遠方に出かけるケースが多くなるためです。

開催コースを決定します

開催日が決定したら、次はコースを決定します。

先方にはさまざまなレベルの方がおられますので、なるべくフェアウェイが広く、起伏のない、難易度のあまり高くないコース（いわゆる「接待コース」）を選択するようにします。

そうすることで、多くの人に喜んでもらえるようになります。

あまり難しいコースですと、終わった後に「難しかった！」という印象しか残らないことになりますので、注意します。

景色が良い等の付加価値があると、より良いですね。「楽天GORA」や「GDO」などの予約サイトに、フェアウェイの広さや難易度などの情報が記載されていますので、十分に参考にしてください。

実際にラウンドをしたお客さんの口コミも、大きな情報になります。

他にも、カートはあるか？　クラブハウスの雰囲気は？　食事はおいしいか？　などの、ゴルフ場の設備面にも注意して、心地よく過ごしていただけるように配慮します。

また、金額があまりにも高いと、会社の決済が下りずに参加できない等の問題が生じ、参加者の数に影響しますので、気を付けるようにしましょう。

少なくとも開催日の1～3か月前には予約をしましょう

開催コースが決定したら、いよいよゴルフ場に予約をします。

開催日に近付くほど、予約は難しくなります。少なくとも1～3か月前までには予約をしておきます。

何が難しいかというと、「連続枠」を確保するのが難しいということです。

コンペは皆がバラバラの時間帯ではダメです。5組なら5組を連続させた枠で予約する必要があるのです。

時期が近付くと、他の一般のお客さんが予約をドンドン入れていきますので、連続枠が減って行くのです。

連続枠を確保する場合には、インターネットより直接ゴルフ場に交渉するのも手です。

上手いこと他のお客さんをずらして対応してくれることもあります。

予約する組数は、事前にある程度の参加人数を予測して、余裕を持った組数で予約をするのがベターです。

本来は、先に出欠を取って参加人数を確定させた上で予約をするのが理想なのですが、私の経験上それではタイミングが遅すぎて、予定していた日程・コースで予約が取れないケースが多いです。

逆に日程もコースも決定していない段階で出欠を求められても、わからないですもんね。

多少の組数変更は、ゴルフ場も快く引き受けてくれますし、2～3週間前であれば組数減によるキャンセル費も発生しないゴルフ場も多いです。

しかし、あくまで常識の範囲内でキャンセルはするようにしてください。

直前の極端な組数変更は、ゴルフ場だけでなく他のお客さんにも迷惑が掛かります。マナーを持って予約・キャンセルをしてくださいね♪

また、プレー後にパーティ（表彰式）をゴルフ場で行う場合には、宴会場も押さえる事も忘れないようにしてください。

筆者は昔、これを忘れて大変な思いをしました・・・。

予算を決定します

ゴルフコンペの場合、プレー費以外にも、先述したプレー後のパーティ（表彰式）代や景品代、トロフィ代などの費用が発生します。

多くの場合、参加者から「参加費」としてお金を別途徴収するのが通常ですが、自分の会社で負担するケースもあるでしょう。

ちなみに、参加費を徴収する場合は、3000円～5000円くらいが相場です。

コンペ案内状を送付し、出欠を確認します

以上のことが確定したら、コンペの案内状を送付します。

案内状には次のことを漏れなく記載するようにします。

・挨拶文
・開催日程（年月日、曜日）
・開催コースの名称・住所・電話番号
・集合時間、集合場所
・金額（プレー代・参加費）
・競技方法・ルール（ダブルぺリア等）
・幹事の氏名と緊急連絡先
・出欠表（提出期限も記載）

これでひとまず一安心♪出欠表を待ちましょう

お疲れ様でした！　これでひとまずゴルフコンペの「①企画編」が終了しました。
　
あとは先方から出欠の確認が来るまで待ちましょう。

しかし、出欠表の提出期限を書いていても、なかなか守られないのが世の常。

誰が提出していないか、リストアップしてこちらから確認しながら出席を促す行動も忘れずにしてくださいね。

次回は、「②準備編」で、コンペ直前の準備のやり方を記事にしますので、お楽しみに♪

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